Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza nie tylko inną formę prowadzenia biznesu niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Wiąże się również z bardziej rozbudowaną księgowością, większą liczbą obowiązków oraz koniecznością prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Dlatego osoby zakładające spółkę często pytają, co właściwie obejmuje pełna księgowość spółki z o.o. i jak wygląda jej prowadzenie w praktyce.

W tym poradniku wyjaśniamy najważniejsze elementy bez księgowego żargonu.

Czy spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość?

Tak. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

W przeciwieństwie do wielu jednoosobowych działalności gospodarczych nie można więc wybrać dla spółki z o.o. uproszczonej ewidencji w postaci KPiR czy ewidencji przychodów właściwej dla ryczałtu.

Nie ma przy tym znaczenia, czy spółka dopiero rozpoczyna działalność i wystawia kilka faktur miesięcznie, czy prowadzi już znacznie większy biznes.

To jedna z podstawowych różnic, które warto uwzględnić jeszcze przed założeniem spółki.

Co oznacza pełna księgowość w praktyce?

Pełna księgowość pozwala znacznie dokładniej odwzorować sytuację finansową przedsiębiorstwa niż uproszczone formy ewidencji.

W księgach ujmuje się nie tylko przychody i koszty.

Ewidencjonowane są również między innymi:

środki pieniężne

należności

zobowiązania

środki trwałe

wyposażenie

rozrachunki z kontrahentami

rozrachunki publicznoprawne

kapitały spółki

operacje na rachunkach bankowych

wynik finansowy

Dzięki temu księgowość spółki pokazuje znacznie więcej niż tylko wysokość podatku do zapłaty.

Dobrze prowadzone księgi pozwalają również określić, jaki majątek posiada firma, jakie ma zobowiązania i należności oraz jaki jest jej aktualny wynik finansowy.

Jakie dokumenty trafiają do księgowości spółki?

Zakres dokumentacji zależy od rodzaju działalności, ale najczęściej biuro rachunkowe otrzymuje między innymi:

faktury sprzedaży

faktury i inne dokumenty zakupowe

wyciągi bankowe

dokumenty dotyczące płatności

umowy

dokumenty leasingowe

dokumenty kredytowe i pożyczkowe

dokumenty dotyczące środków trwałych

dokumentację kadrowo-płacową

informacje dotyczące rozliczeń wspólników i zarządu

W przypadku spółki bardzo ważne jest zachowanie regularności.

Przekazywanie dokumentów raz na kilka miesięcy może znacznie utrudnić prawidłowe prowadzenie ksiąg i bieżącą kontrolę rozliczeń.

Dlatego już na początku współpracy warto ustalić, jak i kiedy dokumenty będą przekazywane do księgowości.

Co obejmuje miesięczna obsługa księgowa spółki?

Zakres zależy od umowy z konkretnym biurem rachunkowym, jednak bieżąca pełna księgowość spółki może obejmować między innymi:

prowadzenie ksiąg rachunkowych

ewidencję dokumentów księgowych

księgowanie operacji bankowych

prowadzenie rozrachunków

ewidencję środków trwałych

rozliczenia podatkowe

obsługę VAT, jeżeli spółka jest podatnikiem VAT

przygotowywanie wymaganych deklaracji i plików

uzgadnianie kont księgowych

kontrolę sald

przygotowywanie danych potrzebnych do zamknięcia okresu

Jeżeli spółka zatrudnia pracowników, do księgowości może dochodzić również osobna obsługa kadrowo-płacowa.

Pełna księgowość to nie tylko podatki

To jedna z najważniejszych rzeczy, o których warto pamiętać.

Przy jednoosobowej działalności przedsiębiorca często patrzy na księgowość głównie przez pryzmat odpowiedzi na pytanie:

ile podatku mam zapłacić?

W spółce zakres jest znacznie szerszy.

Księgowość musi prawidłowo odzwierciedlać sytuację majątkową i finansową jednostki.

Znaczenie mają więc nie tylko faktury, ale także:

stan należności od klientów

zobowiązania wobec dostawców

środki znajdujące się na rachunkach

majątek spółki

kapitały

pożyczki

zobowiązania podatkowe

wynik działalności

Dlatego przy prowadzeniu spółki warto traktować księgowość również jako źródło informacji o firmie, a nie wyłącznie sposób na spełnienie obowiązków wobec urzędu skarbowego.

Czym różni się pełna księgowość od KPiR?

Różnica jest znacząca.

KPiR służy przede wszystkim ewidencjonowaniu przychodów i kosztów dla potrzeb rozliczenia podatku dochodowego.

Księgi rachunkowe obejmują znacznie szerszy zakres informacji.

Pozwalają ewidencjonować poszczególne składniki majątku, zobowiązania, należności, kapitały oraz wynik finansowy przedsiębiorstwa.

Dlatego prowadzenie pełnej księgowości jest bardziej pracochłonne i wymaga większej liczby operacji księgowych.

Ma to również wpływ na koszt obsługi księgowej.

Czy mała spółka z o.o. również potrzebuje pełnej księgowości?

Tak.

Częstym błędnym założeniem jest przekonanie, że nowa spółka, która ma niewielkie przychody i kilka dokumentów miesięcznie, może korzystać z uproszczonej księgowości.

Wielkość działalności może wpływać na pracochłonność prowadzenia ksiąg i cenę obsługi, ale nie zmienia podstawowego sposobu prowadzenia rachunkowości spółki z o.o.

Mała spółka może więc mieć stosunkowo niewiele dokumentów, ale nadal prowadzi księgi rachunkowe.

Co dzieje się na koniec roku?

Bieżące księgowanie dokumentów to tylko część obsługi spółki.

Po zakończeniu roku obrotowego księgi są zamykane, a na podstawie zgromadzonych danych sporządzane jest sprawozdanie finansowe.

W zależności od sytuacji obejmuje ono wymagane przepisami elementy pokazujące między innymi sytuację majątkową i finansową spółki oraz osiągnięty wynik.

Zakończenie roku oznacza również konieczność uporządkowania i uzgodnienia danych znajdujących się w księgach.

Dlatego jakość bieżącej księgowości przez cały rok ma duże znaczenie dla późniejszego zamknięcia roku.

Czy prowadzenie księgowości można zlecić biuru rachunkowemu?

Tak.

Spółka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

W praktyce jest to częste rozwiązanie w małych i średnich spółkach, które nie chcą tworzyć własnego działu księgowości.

Nie oznacza to jednak, że zarząd przestaje interesować się finansami firmy.

Nawet przy korzystaniu z zewnętrznego biura warto na bieżąco przekazywać informacje o zdarzeniach mających znaczenie dla księgowości i reagować na pytania dotyczące dokumentów lub rozliczeń.

Dobra współpraca działa więc w obie strony.

Biuro prowadzi księgi i rozliczenia, a spółka terminowo przekazuje dokumenty oraz informacje potrzebne do prawidłowego ich ujęcia.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy z biurem rachunkowym?

Jeżeli spółka dopiero powstaje, współpracę najlepiej ustalić jeszcze przed rozpoczęciem pierwszych operacji.

Proces może wyglądać następująco:

Ustalenie rodzaju działalności i przewidywanej liczby dokumentów.
Określenie zakresu obsługi księgowej.
Ustalenie zasad przekazywania dokumentów.
Przygotowanie ustawień niezbędnych do prowadzenia ksiąg.
Rozpoczęcie bieżącej obsługi.
Regularne przekazywanie dokumentów i informacji.

Jeżeli spółka już działa i zmienia księgowość, dochodzi do tego przejęcie danych od poprzedniego biura lub księgowej.

W takim przypadku szczególnie istotne jest prawidłowe przekazanie dotychczasowych ksiąg, sald i dokumentacji.

Od czego zależy cena pełnej księgowości?

Nie każda spółka wymaga takiej samej ilości pracy.

Na cenę mogą wpływać między innymi:

liczba dokumentów

liczba operacji bankowych

liczba rachunków bankowych

liczba pracowników

transakcje zagraniczne

rozliczenia w walutach obcych

import i eksport

sprzedaż internetowa

marketplace

magazyn

środki trwałe

pożyczki i leasingi

dodatkowe raportowanie

Dlatego spółka mająca kilkanaście dokumentów miesięcznie może być wyceniana zupełnie inaczej niż przedsiębiorstwo generujące kilkaset operacji.

W WIVAT możesz sprawdzić orientacyjny koszt pełnej księgowości na podstawie parametrów swojej firmy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze biura dla spółki?

Cena jest istotna, ale przy pełnej księgowości warto zwrócić uwagę również na sposób organizacji współpracy.

Przed podjęciem decyzji dobrze ustalić:

co dokładnie obejmuje miesięczna cena

jak przekazywane są dokumenty

jak wygląda kontakt z biurem

kto prowadzi księgowość spółki

jak obsługiwane są dodatkowe dokumenty i nietypowe transakcje

jak wygląda przejęcie księgowości z innego biura

jak rozliczana jest obsługa pracowników

które czynności są dodatkowo płatne

Im więcej takich zasad zostanie ustalonych na początku, tym mniej nieporozumień pojawia się później.

Pełna księgowość spółki z o.o. w Nowym Sączu

Prowadzenie spółki z o.o. oznacza więcej obowiązków księgowych niż w przypadku większości jednoosobowych działalności, ale przy dobrze zorganizowanej współpracy przedsiębiorca nie musi samodzielnie zajmować się każdym elementem rozliczeń.

Warto przede wszystkim zadbać o regularne przekazywanie dokumentów oraz jasny podział obowiązków pomiędzy spółką i biurem rachunkowym.

Jeżeli prowadzisz lub planujesz założyć spółkę w Nowym Sączu, nasze biuro rachunkowe prowadzi pełną księgowość dla spółek z miasta i okolic.

W przypadku spółki dopiero powstającej zobacz również pomoc przy założeniu spółki.

Jeśli chcesz omówić zakres obsługi dla konkretnej firmy, możesz również skontaktować się z WIVAT.

Jeśli zamiast spółki prowadzisz jednoosobową działalność, sprawdź księgowość dla JDG — KPiR, ryczałt, VAT i ZUS w zakresie dopasowanym do małej firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy każda spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość?

Tak. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi księgi rachunkowe niezależnie od tego, czy jest dużą firmą, czy dopiero rozpoczyna działalność.

Czy spółka z o.o. może prowadzić KPiR?

Nie. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe. KPiR jest uproszczoną formą ewidencji stosowaną przez inne grupy przedsiębiorców.

Czy księgowość spółki można zlecić zewnętrznemu biuru?

Tak. Prowadzenie ksiąg rachunkowych może zostać powierzone zewnętrznemu biuru rachunkowemu.

Co trzeba przekazywać księgowej w spółce z o.o.?

Zakres zależy od działalności, ale najczęściej są to faktury sprzedaży i zakupu, dokumenty bankowe, umowy, dokumentacja dotycząca środków trwałych, leasingów, pożyczek oraz informacje związane z pracownikami.

Od czego zależy koszt pełnej księgowości?

Przede wszystkim od liczby i rodzaju dokumentów oraz stopnia skomplikowania działalności. Znaczenie mogą mieć również pracownicy, VAT, transakcje zagraniczne, magazyn czy dodatkowe raportowanie.

Czy nowa spółka potrzebuje księgowości od pierwszego dnia?

Księgi rachunkowe trzeba prowadzić od początku działalności spółki, dlatego sposób obsługi księgowej najlepiej ustalić przed rozpoczęciem bieżących operacji.

Pełna księgowość spółki z o.o. – co obejmuje?