Stan informacji na 22 sierpnia 2026 r.
KSeF stał się w 2026 roku codziennością dla większości przedsiębiorców. Wraz z jego wprowadzeniem pojawiło się jednak wiele pytań: czy trzeba codziennie logować się do systemu, kto ma pobierać faktury kosztowe, czy księgowa może wystawiać faktury w imieniu firmy i jakie uprawnienia trzeba jej nadać?
Dobra wiadomość jest taka, że przedsiębiorca nie musi samodzielnie obsługiwać wszystkich czynności związanych z KSeF.
Przy odpowiednio zorganizowanej współpracy znaczną część pracy może przejąć biuro rachunkowe. Właściciel firmy nadal musi jednak podjąć kilka podstawowych decyzji i przekazywać informacje, których księgowa nie jest w stanie ustalić samodzielnie.
KSeF w 2026 roku – kogo dotyczy?
Obowiązek korzystania z KSeF był wprowadzany etapowo.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur został rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem części najmniejszych firm.
Do końca 2026 roku przedsiębiorca może korzystać z przejściowego ułatwienia i wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
Jeżeli limit zostanie przekroczony, obowiązek korzystania z KSeF powstaje zgodnie z zasadami przewidzianymi dla tego rozwiązania.
Warto jednak pamiętać o bardzo ważnej różnicy:
obowiązek odbierania faktur w KSeF działa już od 1 lutego 2026 roku.
Oznacza to, że nawet przedsiębiorca, który do końca 2026 roku może jeszcze wystawiać własne faktury poza systemem, może otrzymywać faktury od swoich dostawców właśnie przez KSeF.
Aktualne informacje dotyczące terminów można sprawdzić również na oficjalnej stronie Krajowego Systemu e-Faktur.
Czy przedsiębiorca musi sam obsługiwać KSeF?
Nie.
Przepisy i sam system pozwalają nadać odpowiednie uprawnienia innym osobom lub podmiotom, w tym biuru rachunkowemu.
W praktyce oznacza to, że nie każdy właściciel firmy musi codziennie logować się do KSeF, pobierać faktury, eksportować je i przesyłać księgowej.
W zależności od ustalonego sposobu współpracy biuro rachunkowe może otrzymać dostęp do faktur klienta bezpośrednio w systemie.
Możliwe jest również nadanie biuru uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorcy.
Zakres takiej obsługi powinien zostać ustalony pomiędzy firmą a biurem rachunkowym.
Co przedsiębiorca musi zrobić sam?
Nawet jeśli dużą część obsługi KSeF przejmie księgowość, nie oznacza to, że właściciel firmy może całkowicie przestać interesować się obiegiem dokumentów.
Nadać odpowiednie uprawnienia
Biuro rachunkowe nie otrzymuje automatycznie dostępu do KSeF klienta tylko dlatego, że prowadzi jego księgowość.
Przedsiębiorca musi wcześniej nadać odpowiednie uprawnienia.
Zakres może obejmować między innymi:
- dostęp do faktur
- wystawianie faktur
- zarządzanie określonym zakresem uprawnień
Można nadać uprawnienia bezpośrednio biuru rachunkowemu jako podmiotowi. Jeżeli zostanie przyznane również prawo do dalszego przekazywania uprawnień, biuro może wskazać swoich pracowników, którzy będą faktycznie obsługiwali faktury danego klienta.
Dzięki temu przedsiębiorca nie musi osobno nadawać dostępu każdej księgowej pracującej w biurze.
Ustalić, kto będzie wystawiał faktury sprzedaży
To jedna z podstawowych decyzji organizacyjnych.
Przedsiębiorca może nadal sam wystawiać faktury w swoim programie, o ile program współpracuje z KSeF.
Możliwy jest również model, w którym faktury w imieniu przedsiębiorcy wystawia biuro rachunkowe.
Nie ma jednego rozwiązania odpowiedniego dla wszystkich.
Firma wystawiająca kilkaset faktur miesięcznie zwykle będzie korzystała z własnego systemu sprzedażowego.
Niewielka działalność wystawiająca kilka faktur może natomiast uznać, że wygodniejsze będzie przekazanie tego zadania księgowości.
Przekazywać informacje, których nie ma na fakturze
KSeF daje dostęp do faktur, ale nie wie wszystkiego o prowadzonej działalności.
Księgowa może zobaczyć fakturę za zakup konkretnego produktu lub usługi, ale nie zawsze będzie wiedziała:
- czego dokładnie dotyczył zakup
- w jaki sposób jest wykorzystywany w działalności
- czy wydatek ma charakter firmowy czy mieszany
- którego projektu lub zlecenia dotyczy
- czy zakupiony przedmiot powinien zostać potraktowany jako środek trwały
- czy istnieje dodatkowa umowa związana z transakcją
Dlatego KSeF nie eliminuje potrzeby kontaktu pomiędzy przedsiębiorcą a księgową.
Automatyzuje przekazywanie części dokumentów, ale nie zastępuje informacji o rzeczywistym charakterze transakcji.
Pamiętać o dokumentach, których nie ma w KSeF
To bardzo ważne.
Nie wszystkie dokumenty potrzebne do prowadzenia księgowości trafiają do KSeF.
Biuru nadal mogą być potrzebne między innymi:
- wyciągi i informacje bankowe
- dokumenty dotyczące wynagrodzeń
- umowy
- dokumenty leasingowe
- dokumenty kredytowe i dotyczące pożyczek
- polisy
- dokumenty dotyczące środków trwałych
- paragony i inne dokumenty występujące poza KSeF
- dokumenty związane z transakcjami zagranicznymi
- informacje dotyczące pracowników
KSeF upraszcza obieg faktur, ale nie zastępuje całej dokumentacji księgowej firmy.
Co może zrobić za przedsiębiorcę biuro rachunkowe?
To zależy od zakresu usługi i nadanych uprawnień.
Przy dobrze zorganizowanej współpracy biuro może przejąć znaczną część czynności związanych z KSeF.
Pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF
Jeżeli przedsiębiorca nada biuru odpowiednie uprawnienia, księgowa może pobierać faktury sprzedażowe i zakupowe bezpośrednio z systemu.
Dzięki temu właściciel firmy nie musi:
- pobierać każdej faktury
- zapisywać jej na komputerze
- wysyłać jej e-mailem
- ponownie przesyłać jej do biura
To jedna z największych praktycznych zmian związanych z KSeF.
W tradycyjnym modelu przedsiębiorca zbierał dokumenty, a następnie przekazywał je księgowości.
W nowym modelu część faktur może trafiać do księgowej bezpośrednio z systemu.
Księgowanie pobranych faktur
Po pobraniu dokumentów z KSeF biuro może wykorzystać je do prowadzenia bieżącej księgowości i przygotowania rozliczeń.
Przedsiębiorca nie musi więc wykonywać dodatkowego eksportu dokumentów tylko po to, żeby księgowa mogła je zaksięgować.
Nie oznacza to jednak, że każda faktura znajdująca się w KSeF automatycznie stanie się kosztem podatkowym.
Księgowa nadal może potrzebować informacji dotyczącej konkretnej transakcji.
Wystawianie faktur w imieniu klienta
Biuro rachunkowe może również otrzymać uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF w imieniu przedsiębiorcy.
Takie rozwiązanie może być szczególnie wygodne dla niewielkich firm, które wystawiają stosunkowo mało faktur i nie chcą samodzielnie wdrażać dodatkowego programu do fakturowania.
Ministerstwo Finansów w swoich materiałach dotyczących KSeF wskazuje wprost model, w którym podatnik nadaje biuru rachunkowemu uprawnienie do wystawiania oraz dostępu do faktur, a biuro obsługuje te czynności w jego imieniu.
Przygotowanie rozliczeń podatkowych
KSeF zmienia sposób obiegu faktur, ale podstawowa rola biura rachunkowego pozostaje podobna.
Po otrzymaniu dokumentów księgowość może nadal zajmować się między innymi:
- ewidencją dokumentów
- rozliczeniem VAT
- rozliczeniem podatku dochodowego
- prowadzeniem KPiR
- ewidencją przychodów
- prowadzeniem ksiąg rachunkowych
- przygotowaniem wymaganych deklaracji i plików
Jeżeli interesuje Cię zakres takiej obsługi, zobacz obsługę księgową działalności lub pełną księgowość dla spółek.
Pilnowanie prawidłowego obiegu dokumentów
Dobre biuro rachunkowe może również pomóc przedsiębiorcy ustalić sposób pracy po wdrożeniu KSeF.
Chodzi przede wszystkim o odpowiedź na pytania:
- kto wystawia faktury
- kto pobiera faktury zakupowe
- które dokumenty klient nadal musi przekazywać
- w jaki sposób przekazywane są dokumenty spoza KSeF
- kto wyjaśnia niejasne wydatki
- kiedy przedsiębiorca powinien skontaktować się z księgową
Dzięki temu KSeF nie musi oznaczać dla właściciela firmy kolejnego systemu, który będzie codziennie samodzielnie obsługiwał.
Trzy praktyczne modele współpracy z biurem rachunkowym
W praktyce można spotkać kilka sposobów organizacji obsługi.
Model 1 – przedsiębiorca obsługuje KSeF sam
Przedsiębiorca wystawia faktury i sam pobiera dokumenty z KSeF.
Następnie przekazuje je w ustalony sposób do biura rachunkowego.
W tym modelu księgowa zajmuje się przede wszystkim księgowaniem i rozliczeniami.
Rozwiązanie może być wygodne dla firmy, która posiada własny system finansowo-księgowy i chce samodzielnie kontrolować cały obieg faktur.
Model 2 – przedsiębiorca wystawia, biuro pobiera
Przedsiębiorca nadal wystawia własne faktury sprzedaży.
Biuro rachunkowe otrzymuje jednak dostęp do KSeF i samodzielnie pobiera dokumenty potrzebne do księgowania.
Dzięki temu odpada konieczność comiesięcznego przesyłania dużej części faktur.
Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw może to być bardzo wygodny kompromis.
Model 3 – biuro obsługuje również wystawianie faktur
Przedsiębiorca nadaje biuru uprawnienia zarówno do dostępu do faktur, jak i ich wystawiania.
W takim modelu zakres czynności wykonywanych bezpośrednio przez właściciela firmy może być bardzo niewielki.
Nadal musi on jednak przekazywać księgowej informacje potrzebne do wystawienia faktury oraz dane dotyczące zdarzeń gospodarczych, których biuro nie może znać bez informacji od klienta.
Czy trzeba codziennie logować się do KSeF?
Nie ma ogólnej zasady mówiącej, że właściciel firmy musi codziennie osobiście logować się do KSeF.
Jeżeli dostęp do faktur posiada biuro rachunkowe, może ono pobierać dokumenty bezpośrednio z systemu.
To, jak często przedsiębiorca powinien zaglądać do KSeF, zależy więc od przyjętego modelu współpracy oraz sposobu organizacji firmy.
Najważniejsze jest ustalenie, kto odpowiada za bieżące pobieranie i obsługę dokumentów.
Czy trzeba wysyłać księgowej faktury z KSeF?
Jeżeli biuro posiada odpowiednie uprawnienia i pobiera faktury bezpośrednio z KSeF, nie ma sensu ponownie przesyłać tych samych dokumentów e-mailem.
Przedsiębiorca nadal powinien jednak przekazywać dokumenty i informacje, które nie znajdują się w KSeF.
Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto jasno ustalić, które dokumenty księgowość pobiera sama, a które nadal przekazuje klient.
A co z fakturami, które nie trafiły do KSeF?
W praktyce w 2026 roku nadal mogą występować dokumenty otrzymywane poza KSeF.
Wynika to między innymi z okresów przejściowych oraz rodzajów dokumentów i transakcji, których zasady są inne.
Dlatego przedsiębiorca nie powinien zakładać, że od momentu wdrożenia systemu każdy dokument księgowy automatycznie znajdzie się w KSeF.
Jeżeli otrzymasz dokument poza systemem i nie masz pewności, jak należy go potraktować, najlepiej przekazać go księgowej.
Co z najmniejszymi firmami do końca 2026 roku?
Dla najmniejszych przedsiębiorców obowiązuje rozwiązanie przejściowe.
Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, do końca 2026 roku taki przedsiębiorca może korzystać z możliwości wystawiania faktur poza obowiązkowym KSeF.
Nie oznacza to jednak, że KSeF można całkowicie ignorować.
Obowiązek otrzymywania faktur w systemie obowiązuje od 1 lutego 2026 roku, dlatego również niewielka firma może otrzymywać w KSeF dokumenty od swoich kontrahentów.
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również przedsiębiorców korzystających obecnie z tego przejściowego ułatwienia.
Czy KSeF oznacza mniej pracy dla przedsiębiorcy?
Może oznaczać, ale zależy to przede wszystkim od sposobu organizacji współpracy z księgowością.
Jeżeli przedsiębiorca nadal będzie:
- sam pobierał faktury
- zapisywał je
- przesyłał do biura
- kontrolował wszystkie operacje w KSeF
to część możliwości systemu pozostanie niewykorzystana.
Jeżeli natomiast biuro otrzyma odpowiednie uprawnienia, może pobierać dokumenty bezpośrednio z KSeF i wykorzystywać je do prowadzenia księgowości.
Dla przedsiębiorcy oznacza to mniej ręcznego przekazywania dokumentów.
Co przedsiębiorca powinien ustalić ze swoim biurem rachunkowym?
Najlepiej uzgodnić kilka konkretnych kwestii.
- Kto wystawia faktury sprzedaży.
- Kto pobiera faktury z KSeF.
- Jakie uprawnienia otrzymuje biuro rachunkowe.
- Jak przekazywane są dokumenty, których nie ma w KSeF.
- Jak zgłaszane są nietypowe transakcje i zakupy.
- Kto kontroluje bieżący obieg faktur.
- Jak wygląda obsługa sytuacji awaryjnych.
Po ustaleniu tych zasad przedsiębiorca nie musi za każdym razem zastanawiać się, czy powinien sam pobrać fakturę albo przesłać ją księgowej.
KSeF a biuro rachunkowe w Nowym Sączu
KSeF sprawił, że lokalizacja biura rachunkowego ma mniejsze znaczenie dla samego przekazywania faktur.
Dokumenty mogą być pobierane elektronicznie, a wiele czynności wykonywanych jest bez konieczności osobistego dostarczania papierów.
Nie oznacza to jednak, że bezpośredni kontakt przestał mieć znaczenie.
Dla przedsiębiorców z Nowego Sącza możliwość współpracy z lokalnym biurem może łączyć wygodę cyfrowego obiegu dokumentów z możliwością bezpośredniego kontaktu wtedy, gdy pojawia się bardziej skomplikowana sprawa.
WIVAT stawia na taki model współpracy: przedsiębiorca ma przede wszystkim prowadzić swoją działalność, a zakres czynności księgowych i formalnych powinien być po stronie biura tak szeroki, jak pozwala na to ustalony zakres obsługi i obowiązujące przepisy.
Jeśli chcesz zobaczyć dostępne warianty obsługi, sprawdź ofertę księgowości WIVAT oraz cennik usług księgowych.
KSeF nie musi oznaczać kolejnego obowiązku do samodzielnej obsługi
Najważniejsza zmiana nie polega wyłącznie na tym, że faktura ma teraz inną formę.
Zmienia się cały sposób jej przekazywania pomiędzy sprzedawcą, klientem i księgowością.
Przy dobrze zorganizowanym procesie przedsiębiorca nie musi samodzielnie zajmować się każdą czynnością w KSeF.
Jego zadaniem pozostaje przede wszystkim:
- nadanie odpowiednich uprawnień
- przekazywanie księgowej informacji o transakcjach
- dostarczanie dokumentów, których nie ma w KSeF
- podejmowanie decyzji dotyczących własnej działalności
Biuro rachunkowe może natomiast przejąć pobieranie faktur, ich księgowanie, przygotowanie rozliczeń, a w uzgodnionym modelu również wystawianie faktur w imieniu przedsiębiorcy.
Jeżeli chcesz ustalić, jak może wyglądać obsługa KSeF i księgowości w Twojej firmie, możesz skontaktować się z WIVAT.
Najczęściej zadawane pytania
Czy księgowa może pobierać moje faktury z KSeF?
Tak. Przedsiębiorca może nadać biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia do dostępu do faktur w KSeF. Dzięki temu biuro może pobierać dokumenty bez konieczności ich ponownego przesyłania przez klienta.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury za przedsiębiorcę?
Tak. Biuru można nadać uprawnienia pozwalające na wystawianie faktur w imieniu klienta. Zakres takiej usługi powinien zostać wcześniej ustalony z biurem.
Czy muszę sam logować się do KSeF?
Nie ma obowiązku, aby wszystkie czynności wykonywał osobiście właściciel firmy. Odpowiednio uprawnione biuro rachunkowe może wykonywać część operacji w KSeF.
Czy wszystkie faktury muszę nadal wysyłać księgowej?
Jeżeli księgowa ma dostęp do KSeF i pobiera z niego dokumenty, nie ma potrzeby ponownego przesyłania tych samych faktur. Nadal trzeba jednak przekazywać dokumenty i informacje, których KSeF nie zawiera.
Czy mała firma musi korzystać z KSeF w 2026 roku?
Obowiązek odbierania faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku. Dla najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, przewidziano do końca 2026 roku przejściowe ułatwienie dotyczące wystawiania faktur poza KSeF.
Czy KSeF zastępuje biuro rachunkowe?
Nie. KSeF jest systemem do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur. Nie ocenia samodzielnie, czy dany wydatek jest kosztem podatkowym, nie prowadzi całej księgowości przedsiębiorstwa i nie zastępuje rozliczeń wykonywanych przez księgową.
Slug
ksef-w-praktyce-przedsiebiorca-biuro-rachunkowe