Od 1 kwietnia 2026 r. większość przedsiębiorców w Polsce została objęta obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to drugi etap wdrażania systemu, który ma ujednolicić sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma udostępniona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Dzięki temu faktury trafiają do centralnego systemu administracji skarbowej i są dostępne dla uprawnionych stron.

Kogo obowiązuje KSeF?

Obowiązek został wprowadzony etapami:

od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
Wyjątek

Do końca 2026 roku z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnieni są przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. Mogą oni nadal wystawiać faktury w dotychczasowy sposób.

Co zmienia się dla przedsiębiorców?

Jeżeli Twoja firma jest objęta obowiązkiem KSeF, faktury sprzedażowe powinny być wystawiane za pośrednictwem systemu.

W praktyce oznacza to konieczność:

korzystania z programu księgowego obsługującego KSeF,
nadania odpowiednich uprawnień osobom wystawiającym faktury,
dostosowania dotychczasowych procesów związanych z fakturowaniem.
O czym warto pamiętać?

Ministerstwo Finansów przypomina, że:

odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF jest obowiązkowe,
nie wszystkie dokumenty trafiają do systemu (np. faktury pro forma nie są przesyłane do KSeF),
dla części przedsiębiorców obowiązują jeszcze okresy przejściowe przewidziane w przepisach.
Jak przygotować firmę?

Jeżeli jeszcze nie korzystasz z KSeF lub masz wątpliwości, warto:

sprawdzić, czy używany program księgowy obsługuje KSeF,
zweryfikować nadane uprawnienia użytkowników,
przetestować proces wystawiania faktur,
upewnić się, że pracownicy znają nowe zasady.

Dobre przygotowanie pozwoli uniknąć problemów z bieżącym wystawianiem dokumentów.

Potrzebujesz pomocy?

Masz pytania dotyczące KSeF lub nie wiesz, czy Twoja firma prawidłowo wdrożyła nowe obowiązki?

Skontaktuj się z biurem rachunkowym WIVAT. Chętnie pomożemy sprawdzić, czy Twoja firma jest przygotowana do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur.