Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest [IMIĘ I NAZWISKO ADMINISTRATORA], prowadzący lub prowadząca serwis pod marką WIVAT Biuro Rachunkowe. Kontakt z administratorem jest możliwy pod adresem e-mail kontakt@wivat.biz.

Adres korespondencyjny administratora: [ADRES ADMINISTRATORA].

W sprawach ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@wivat.biz.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt w sprawach RODO odbywa się z Administratorem na wskazanych danych kontaktowych.

2. Zakres i cele przetwarzania

W zależności od sposobu korzystania z serwisu przetwarzamy dane w następujących celach:

• obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy lub pocztę e-mail — imię i nazwisko, e-mail, telefon, treść wiadomości;
• prowadzenie korespondencji i przygotowanie oferty lub umowy — dane identyfikacyjne i kontaktowe przedsiębiorcy;
• realizacja umowy o świadczenie usług księgowych, kadrowych i pokrewnych — dane firmy, przedstawicieli, pracowników, dokumenty księgowe i kadrowe;
• udostępnienie Strefy klienta — dane logowania, aktywność w panelu, przesłane dokumenty, wiadomości, statusy rozliczeń;
• obsługa Zaplecza biura — dane pracowników Biura korzystających z panelu administracyjnego;
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, logi techniczne, kopie zapasowe;
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz wypełnianie obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych.

3. Podstawy prawne

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. przepisy podatkowe, rachunkowe, o rachunkowości);
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (obsługa zapytań, bezpieczeństwo IT, archiwizacja korespondencji, dochodzenie roszczeń);
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda (wyłącznie gdy jest wymagana, np. opcjonalne działania marketingowe — obecnie nie stosujemy).

4. Źródło danych

Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą (formularz, e-mail, telefon), od klienta Biura przekazującego dokumenty pracownicze lub firmowe, a także z publicznych rejestrów w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w świadczeniu usług, w szczególności:

• dostawcy hostingu i infrastruktury IT utrzymujący serwis wivat.biz;
• dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi biurowych;
• organy publiczne — w zakresie wymaganym przepisami prawa (np. Urząd Skarbowy, ZUS);
• podmioty świadczące doradztwo prawne, podatkowe lub audytowe — w zakresie niezbędnym do realizacji usług.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie przy zapewnieniu odpowiedniego stopnia ochrony zgodnie z RODO (np. standardowe klauzule umowne), o ile będzie to konieczne.

6. Okres przechowywania

• korespondencja i zapytania ofertowe — do 3 lat od zakończenia kontaktu, chyba że dojdzie do współpracy;
• dane klientów i dokumentacja usług księgowych — przez okres trwania umowy oraz przez czas wymagany przepisami prawa (w tym ustawą o rachunkowości, Ordynacją podatkową);
• dane kont Strefy klienta i Zaplecza — przez okres korzystania z usługi i do czasu usunięcia konta, z zastrzeżeniem obowiązków archiwizacyjnych;
• logi techniczne i zapisy bezpieczeństwa — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, zwykle do 12 miesięcy;
• wiadomości z formularza kontaktowego — przechowywane w systemie Biura w celu obsługi zapytania i archiwum korespondencji (do 3 lat, o ile nie dojdzie do współpracy).

Automatyczne czyszczenie retencyjne jest realizowane ręcznie przez Biuro zgodnie z powyższymi okresami (brak publicznego self-service usuwania konta). Na żądanie osoby, której dane dotyczą, Administrator usuwa lub ogranicza dane w zakresie przewidzianym przepisami RODO i obowiązkami prawnymi Biura.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia zgody.

Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

• Wniosek RODO złóż przez formularz kontaktowy (temat „Wniosek RODO”) lub napisz na kontakt@wivat.biz, podając imię i nazwisko, e-mail oraz treść żądania.
• Biuro potwierdza wpływ wniosku i rozpatruje go bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w przypadkach złożonych).
• Status wniosków jest ewidencjonowany w Zapleczu Biura (moduł Wnioski RODO) w celu zapewnienia ścieżki obsługi.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Podanie danych w ramach umowy o świadczenie usług księgowych jest wymogiem umownym i wynikającym z przepisów prawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w rozumieniu art. 22 RODO.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji (HTTPS), kopie zapasowe oraz zasady poufności dla osób przetwarzających dane.

11. Pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies. Szczegółowe informacje, w tym sposób zarządzania zgodą, znajdują się w Polityce cookies.

12. Zmiany polityki

Administrator może aktualizować niniejszą politykę w przypadku zmiany funkcji serwisu lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.